Vendre une formation à une entreprise (sans CPF) : devis, convention, accès

Dans une entreprise, celui qui achète n'est pas celui qui suit

Vendre à un particulier, c'est convaincre la personne qui suivra la formation. Vendre à une entreprise, c'est souvent convaincre trois personnes différentes : celle qui a le besoin (un responsable d'équipe, un dirigeant), celle qui organise la formation (les ressources humaines, quand il y en a), et celle qui paie (la direction ou la comptabilité). Dans une petite entreprise, c'est parfois la même personne ; dans une plus grande, chacune a ses questions.

Le responsable veut savoir ce que ses salariés sauront faire après. Les ressources humaines veulent un programme, une durée, des dates et une preuve que la formation a eu lieu. La comptabilité veut un devis, puis une facture. Une proposition qui répond aux trois d'un coup se signe plus vite qu'une belle page de vente.

Le devis : ce que l'entreprise s'attend à y lire

Une entreprise achète rarement sans devis. C'est lui qui circule en interne pour être validé : il doit donc se comprendre sans vous. Au-delà du prix, il gagne à préciser :

• L'intitulé exact de la formation et ses objectifs : ce que les participants sauront faire à la fin.
• Le programme, module par module, et la durée estimée.
• La forme : en ligne, à son rythme, avec ou sans temps d'échange avec vous.
• Le nombre de participants inclus, et le prix par personne supplémentaire.
• La période pendant laquelle l'accès reste ouvert.
• La façon dont la progression est suivie et ce qui est remis à la fin (attestation, résultat d'un quiz).
• Le prix, les modalités de paiement (virement, échéance) et la durée de validité du devis.

Convention de formation, bon de commande, facture

Le Code du travail prévoit que, pour une action de formation professionnelle, une convention est conclue entre l'acheteur et le prestataire (article L.6353-1). À défaut de convention, un bon de commande ou une facture peut en tenir lieu, à condition de porter les mêmes mentions (article L.6353-2).

Ces mentions sont fixées par décret (article D.6353-1) : l'intitulé, l'objectif et le contenu de l'action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, les modalités de déroulement, de suivi et d'évaluation, le prix et les modalités de règlement. Si votre devis est déjà complet, la convention n'en est souvent que la version signée.

Un point à ne pas découvrir trop tard : la conclusion d'une première convention de formation est aussi ce qui déclenche, en principe, l'obligation de déclarer son activité de prestataire de formation auprès de la DREETS de sa région. Que votre vente relève ou non d'une action de formation au sens du Code du travail dépend de ce que vous vendez réellement : la DREETS renseigne gratuitement, et un expert-comptable vous dira quelle facture émettre selon votre statut, TVA comprise.

Fonds propres ou OPCO : la question qui décide de Qualiopi

Avant d'envoyer le devis, demandez simplement comment l'entreprise compte payer. La réponse change tout.

Si elle paie sur ses fonds propres, sur son budget de formation, aucun financement public ou mutualisé n'est mobilisé : la certification Qualiopi n'est pas exigée pour cette vente. C'est le cas le plus simple, et il est fréquent quand la formation est courte et son prix raisonnable.

Si elle veut faire financer la formation par son opérateur de compétences (OPCO) — les OPCO financent notamment le plan de développement des compétences des entreprises de moins de 50 salariés —, il s'agit de fonds mutualisés. Depuis le 1er janvier 2022, le prestataire doit alors être certifié Qualiopi. Certains formateurs non certifiés interviennent pour ces clients en sous-traitance d'un organisme qui l'est ; d'autres engagent la démarche le jour où la demande devient régulière.

Dans tous les cas, mieux vaut le savoir avant de signer : une entreprise qui comptait sur son OPCO et apprend après coup que la prise en charge est impossible ne paiera pas toujours de sa poche.

Ouvrir l'accès à plusieurs salariés

Une fois le devis accepté et le paiement réglé selon ce que vous avez convenu, il reste à faire entrer chaque participant, sans y passer une soirée. Deux façons de faire tiennent la route.

Les codes d'accès : vous en générez autant qu'il y a de participants, un par personne, et vous les transmettez à votre contact, qui les distribue. C'est la solution quand vous ne connaissez pas encore les noms, ou quand l'entreprise préfère ne pas vous transmettre les adresses de ses salariés.

L'invitation par email : vous collez la liste des adresses que vous a envoyée l'entreprise, et chacun reçoit un lien. C'est plus direct, et vous savez exactement qui a accepté.

Dans les deux cas, réglez la durée d'accès sur ce que dit le devis : un accès ouvert sans fin pour une formation vendue « trois mois » devient vite une source de malentendu.

Après la formation : montrer qu'elle a eu lieu

C'est la question que l'on pose rarement au moment de la vente et toujours après : « Qui l'a suivie, jusqu'où ? ». Une entreprise qui a payé pour dix salariés veut savoir combien sont allés au bout, et le salarié qui a terminé veut un document à garder.

L'attestation de fin de formation répond au second besoin. Pour un prestataire d'actions de formation, le Code du travail prévoit d'ailleurs qu'elle soit remise au stagiaire à l'issue de la formation (article L.6353-1). Elle doit dire ce qu'elle prouve, sans plus : ce n'est ni un diplôme, ni une certification professionnelle.

Pour le premier besoin, convenez dès le devis de ce que vous communiquerez à la fin — par exemple le nombre de participants qui ont terminé — plutôt que de promettre un rapport que votre outil ne sait pas produire.

Vendre à une entreprise avec Privateach

La vente se fait chez vous : devis, convention, facture et virement restent entre l'entreprise et vous, et cet argent ne passe jamais par la plateforme. Privateach ne gère ni dossier CPF ni prise en charge par un OPCO, et n'est pas certifiée Qualiopi à votre place : aucune plateforme ne peut l'être.

Pour les participants, vous générez des codes d'accès dans « Accès élèves » : jusqu'à 500 d'un coup, utilisables une fois chacun ou plusieurs fois, avec une date d'expiration, une durée d'accès en jours, et, si vous le voulez, réservés à une adresse précise. Ils se téléchargent en tableur pour être envoyés à votre contact. À partir de la formule Formateur, à 39 € par mois, vous pouvez aussi inviter les salariés par email en collant directement une colonne de tableur.

Votre tableau de bord indique combien d'élèves ont commencé, combien ont terminé, les heures de vidéo regardées — mesurées par le serveur, pas déclarées — et qui n'a rien fait depuis trois semaines, avec sa progression. Chaque salarié qui termine peut recevoir une attestation de fin de formation, comprise dans toutes les formules, avec une référence que l'entreprise vérifie sur privateach.com/verifier.

Deux limites, dites franchement : cette attestation n'est pas une attestation d'assiduité au sens du Code du travail, et la liste des élèves ne s'exporte pas — le suivi se lit dans votre studio.