Obtenir Qualiopi : tout ce qu'il y a à faire, étape par étape
Le guide rapide pour monter votre dossier : savoir si vous êtes concerné, obtenir votre numéro d'activité, choisir votre certificateur, réunir vos preuves critère par critère, passer l'audit. Cochez au fur et à mesure.
Mis à jour le
Un guide offert par Privateach, la plateforme française pour créer, héberger et vendre sa formation en ligne.
Êtes-vous concerné ?
Trois questions pour savoir par où commencer — ou si vous pouvez vous en passer.
Étape 1 : Obtenir votre numéro de déclaration d'activité
Tout prestataire de formation professionnelle se déclare en ligne auprès de l'État, au plus tard trois mois après sa première convention ou son premier contrat de formation.
Le conseil de terrain : Rédigez cette première convention comme si un auditeur allait la lire : il la lira.
Le piège : Afficher le numéro comme un agrément : toute publicité qui le cite doit préciser qu'il ne vaut pas agrément de l'État.
Sources : Service-Public — déclaration d'activité · Code du travail, art. L6352-12
Étape suivante : Le certificateurÉtape 2 : Choisir votre certificateur
Seuls les organismes de la liste officielle du ministère du Travail peuvent vous certifier. Leurs prix ne sont pas réglementés : comparez le cycle complet de trois ans.
Le conseil de terrain : Fixez l'audit à six ou huit semaines : une vraie date fait avancer la préparation.
Le piège : Choisir sur le seul prix du premier audit : les écarts se font sur la surveillance et le renouvellement.
Sources : Ministère du Travail — Qualiopi
Étape suivante : Les preuvesÉtape 3 : Préparer vos preuves, critère par critère
L'auditeur passe chaque indicateur et demande une preuve datée et réellement utilisée. Voici ce qu'il attend d'un formateur qui propose des formations courtes ; les indicateurs propres aux formations certifiantes, à l'apprentissage et à l'alternance sont signalés à part.
Critère 1 · indicateurs 1 à 3Informer le public0/3
Une information complète et vérifiable, avant l'achat — sur votre site, en général.
Critère 2 · indicateurs 4 à 8Fixer des objectifs et adapter la formation0/4
Partir du besoin de la personne, et savoir d'où elle part.
Critère 3 · indicateurs 9 à 16Accompagner, suivre, évaluer0/3
Ce qui se passe pendant la formation.
Critère 4 · indicateurs 17 à 20Avoir les bons moyens0/3
Lieux, outils, ressources, et qui fait quoi.
Critère 5 · indicateurs 21 et 22Prouver les compétences des intervenants0/2
Vous, et toute personne qui forme pour vous.
Critère 6 · indicateurs 23 à 29Veille, handicap, sous-traitance0/3
Les indicateurs qu'on prépare en dernier — et qu'on rate le plus.
Critère 7 · indicateurs 30 à 32Écouter et s'améliorer0/3
Recueillir les avis et les réclamations, et en tirer des changements.
Le conseil de terrain : Rangez tout dans un dossier par critère : le jour de l'audit, chaque pièce se trouve en dix secondes.
Le piège : Des procédures copiées d'un modèle et jamais appliquées : l'auditeur demande à les voir fonctionner.
Sources : Ministère du Travail — Qualiopi
Étape suivante : L'audit initialÉtape 4 : Passer l'audit initial
L'auditeur passe les indicateurs un par un, vous montrez chaque preuve, puis il annonce ses constats et rédige un rapport. Sa durée, sur place ou à distance, dépend de la taille de votre activité.
Le conseil de terrain : Répondez à la question, montrez la preuve, arrêtez-vous : l'auditeur juge ce qui existe, pas ce qui est prévu.
Sources : Ministère du Travail — Qualiopi
Étape suivante : Écarts et certificatÉtape 5 : Corriger les écarts et recevoir le certificat
Les écarts sont des non-conformités mineures ou majeures ; une majeure doit être corrigée pour obtenir la certification. Le certificat vaut ensuite trois ans.
Le piège : Laisser traîner un écart mineur : il ressort à l'audit suivant.
Sources : Ministère du Travail — Qualiopi · Centre Inffo — l'audit de surveillance
Étape suivante : Tenir dans la duréeÉtape 6 : Garder la certification
Un audit de surveillance a lieu en cours de cycle, un renouvellement avant la fin des trois ans. Le référentiel évolue le 1er novembre 2026 (décret n° 2026-728) : suivi effectif des formations à distance, prévention des abandons et mode de calcul des résultats publiés sont renforcés.
Le conseil de terrain : Des preuves tenues au fil de l'eau font de la surveillance une formalité.
Sources : Ministère du Travail — Qualiopi · WebLex, 12 octobre 2026
Relu le 22 octobre 2026. Ce guide est un repère général, pas un conseil juridique : votre certificateur et le guide de lecture officiel du référentiel font foi.
Bientôt
Le générateur automatique de vos documents Qualiopi
Vous répondrez à quelques questions sur votre activité, et il préparera vos documents : livret d'accueil, procédures, questionnaires, grille des preuves par indicateur. Des documents à votre nom, à adapter — c'est leur application réelle que l'auditeur vérifie.
Compris dans la formule Studio, 29 € avec les autres formules. En préparation.
Questions fréquentes
Faut-il Qualiopi pour vendre une formation ?
Non. Qualiopi conditionne l'accès aux financements publics et mutualisés — CPF, opérateurs de compétences, France Travail, Régions —, pas le droit de vendre une formation. Quand l'élève ou son entreprise paie sur ses propres fonds, elle n'est pas exigée.
Combien coûte la certification ?
Les prix ne sont pas réglementés : chaque certificateur fixe les siens, selon la taille de l'organisme et la durée d'audit. Comparez le coût du cycle complet de trois ans, pas seulement le premier audit.
Combien de temps faut-il pour l'obtenir ?
Cela dépend surtout de votre point de départ et des disponibilités du certificateur. Le plus long n'est pas l'audit : c'est de réunir des preuves réelles pour chaque indicateur.
Qu'est-ce qui change au 1er novembre 2026 ?
Le référentiel national qualité est modifié par le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 : la preuve du suivi effectif des formations à distance est renforcée, comme la prévention des ruptures de parcours, et les résultats publiés doivent expliquer leur mode de calcul. Demandez à votre certificateur quelle version s'applique à votre audit.
Une plateforme peut-elle être « compatible Qualiopi » ?
Aucune plateforme n'est certifiée : c'est l'organisme de formation qui l'est. Une plateforme peut garder des traces utiles — progression, évaluations, relances — que vous présentez comme preuves. Vérifiez lesquelles avant de choisir.
Ce guide remplace-t-il un consultant ?
Non. C'est un repère général, relu à la date indiquée sur la page. Votre certificateur et le guide de lecture officiel du référentiel font foi.
Et vos formations en ligne ?
Privateach sert à créer, héberger et vendre votre formation en ligne : vos stagiaires suivent leurs modules, et vous voyez leur progression, leurs quiz et leurs devoirs. Gratuit pour démarrer, sans carte bancaire.
À lire aussi
- Droit de rétractationLes quatorze jours, et l'exception du contenu numérique fourni immédiatement.
- Protéger ses vidéosEmail de l'élève en filigrane, liens signés, limite d'appareils : ce que ça arrête, et ce que ça n'arrête pas.
- Sans Qualiopi ni CPFCe que la certification impose, et quand on peut s'en passer pour vendre une formation.
- Déclaration d'activitéQui doit se déclarer, au plus tard trois mois après le premier contrat, et ce que le numéro impose chaque année.
- Quel statut choisirMicro-entreprise, réel, société ou portage : ce que chaque statut change, le plafond 2026 et la TVA.
- Vendre à une entrepriseDevis, convention, facture, fonds propres ou OPCO : vendre une formation à une entreprise et ouvrir l'accès à ses salariés.